L’Indexation de documents à Madagascar

Définir l’indexation de documents

La numérisation ou l’indexation de documents se définit comme étant une procédure qui consiste au marquage des documents avec des informations qui permettent de les chercher et de les récupérer.
Il existe des solutions de gestion de documents qui n’indexent que le nom de fichier et d’autres plus sophistiquées vont procéder à l’indexation du contenu en entier ainsi que les métadonnées. Mieux encore, il existe des solutions plus avancées pour l’ajout de métadonnées. Certaines solutions jouissant de plus de flexibilité vont autoriser la personnalisation des attributs de métadonnées selon la typologie du document.

Les différents types d’indexation de documents

L’indexation manuelle

La fiche qui décrit le document est la première porte d’entrée des utilisateurs. Cette fiche est un formulaire utilisé par les contributeurs au moment où ils devront saisir l’information. Pour cela et dans un objectif d’ergonomie, de fiabilité et de productivité, ce sont les solutions GED en offshore qui simplifient la contribution, que ce soit directement ou via une légère intégration.

L’indexation automatique et l’extraction de métadonnées

Plusieurs modes d’extraction de métadonnées sont utilisés :

L’extraction de données structurées

Il existe des formats de fichier avec une structure lisible, notamment pour les formats ouverts comme MS Office. Si cette structure est connue et documentée, il est possible d’utiliser des automates pour la numérisation. En d’autres termes, ces automates vont extraire les informations pertinentes depuis le fichier pour alimenter une base de données d’indexation.

La récupération des informations

Tout fichier informatique contient des informations utilisables. Il en existe certaines qui sont assez facilement récupérables comme les métadonnées comprenant le nom de fichier, les dates de création, la taille, l’emplacement…Les solutions GED offshore aident à la récupération de ces informations. Sinon, en cas de reprise historique, il est possible de les travailler sur la base de la reconstitution de l’indexation par mot clé. A titre d’exemple, il est possible de décomposer l’emplacement ou bien la structure du nom sous la forme d’une suite de mots qui vont servir à l’indexation.

Les avantages de l’indexation de documents

L’indexation de documents engendre plusieurs avantages au client :

  • Les documents archivés sur la base de la numérisation seront plus sécurisés
  • Un gain de l’espace de stockage
  • Un gain de temps au vu de l’accès rapide à l’information
  • Une consultation de documents possible de n’importe quel lieu

L’indexation de documents à Madagascar

Vivetic, prestataire en dématérialisation de documents à Madagascar vous accompagne dans l’indexation de vos documents, notamment la numérisation de catalogue et la numérisation de vos archives. Ses équipes composées de professionnels expérimentés vont traiter vos données de manière performante et sécurisée. Ils se chargeront de la réception, la numérisation, l’indexation, la saisie, la validation et l’archivage électronique de vos documents. Vous serez déchargé de certaines tâches afin de pouvoir vous concentrer sur l’augmentation de votre chiffre d’affaires.

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