Pourquoi dématérialiser ?

Par 14 février 2018 Actualités, Blog

Pourquoi dématérialiser ?

Dématérialiser ou pas ? Telle est toujours la question pour bon nombre d’entreprises. Pour certain, la dématérialisation est un effet de mode, une obligation plus qu’une nécessité. Pour d’autre, dématérialiser est un avantage, une opportunité. Mais en réalité pourquoi faut-il dématérialiser ?

De quoi s’agit il ?

La dématérialisation consiste à transformer des documents physiques en fichiers numériques ou à créer ces documents directement sous forme numérique. Il peut également s’agir de toute action de numérisation de fichier.

Quels sont les documents que l’on peut dématérialiser ?

Les courriers, les relevés bancaires, les bons de commandes, les bons de livraison, les factures, les bulletins de salaire, ou encore les contrats, les déclarations sociales /fiscales …
Tout document peut être dématérialisé. Toutefois, pour certains documents comme les documents commerciaux et administratifs (contrats, factures) nécessitent une dématérialisation légale et sécurisée.

Quels sont les avantages d’une dématérialisation de vos documents ?

1 – Gagner plus d’espace

La dématérialisation facilite l’archivage : moins de papiers, moins de classeurs, moins d’armoires d’archivage, plus d’espaces !

2 – Gagner du temps

Chercher un document prend en moyenne 15 minutes du temps de travail. Un document numérisé et bien classé dans le back office est bien plus facile à trouver !
En dématérialisant, vous optimisez votre temps de travail !

3 – Faire des économies

Une étude menée par le BVA sur 410 entreprises révèle que l’envoi d’un contrat papier coûte en moyenne 9 € à 15 €. Ces coûts représentent l’impression des documents (type d’imprimante, encre, papier), les enveloppes choisies, les coûts d’affranchissement, et en plus le temps passé sur un contrat qui pourrait très bien être automatisé.
La dématérialisation diminue et peut même supprimer les exemplaires en circulation. Elle allège les coûts d’impression et de transmission. Une facture dématérialisée coute 2 à 3 fois moins cher qu’une facture physique ! Pensez-y !

4 – Faciliter la gestion des relations

La dématérialisation facilite le partage des documents et ouvre la porte au travail collaboratif. Elle permet de mettre en place des plateformes de partage en ligne et de travailler ainsi plus rapidement et de manière efficace.
La dématérialisation fluidifie les relations internes entre collaborateurs mais aussi externe entre les banques, les fournisseurs et les clients.
Vous êtes ainsi plus réactif et cela peut être un avantage concurrentiel !

5 – Protéger l’environnement

En réalisant des économies de papier, en diminuant les impressions et donc la consommation d’encre, en réduisant les envoie physique et donc le transport, la dématérialisation contribue à protection de l’environnement.

Chez Vivetic nous pouvons nous occuper de dématérialiser vos documents. Notre centre de Numérisation situé à Pantin, se charge d’effectuer les scans sous OPEX et de la gestion de vos documents physiques. Nous pouvons également effectuer la saisie de vos documents (factures, CV, fiches de salaire …) sur un back office, ce qui vous permettra de profiter de tous les avantages de la dématérialisation.

Numérisation de document – Vivetic Pantin