On édite chaque année en France environ 2,5 milliards de factures, dont déjà 3% au format électronique.

Par 19 décembre 2014 Actualités

Le coût de traitement de chacune est estimé entre 15 et 200 euros (la largeur de la fourchette relevant aussi bien des différences dans les systèmes de facturation que dans les méthodes d’estimation). La répartition de ce coût est d’environ un tiers pour le fournisseur qui émet la facture et des 2 tiers restant pour le client qui doit la régler. D’où l’intérêt de se pencher sur l’optimisation de ce poste, obligatoire, mais non productif.

Ceci posé, l’enjeu de la dématérialisation des factures ne doit pas seulement être considéré de manière économique, c’est aussi un problème légal et organisationnel.

Dématérialisation fiscale

La facture est à la fois

  • un document commercial, traduisant au client le coût convenu de son achat,
  • mais aussi, un document fiscal, utilisé pour porter les montants de TVA et destiné à faire preuve en cas de contrôle.

de ce dernier aspect découlent les règles fixées par l’administration fiscale en matière de dématérialisation. Elles sont, comme toujours très précises, ce qui justifie la notion de dématérialisation fiscale.

2 types de factures, 2 statuts fiscaux

Dans la majorité des cas, la facture est encore émise sur un support papier. Dans quelques autres cas, elle est émise sous format électronique et cela fait toute la différence.
L’administration fiscale ne considère que les originaux, ils ne peuvent donc pas être traduits ou transférés sur un autre support.

On peut alors considérer les 2 cas :

  • la facture est émise sur support papier : le client doit en conserver un exemplaire papier.
  • la facture est émise sur support électronique : l’opération doit répondre à certaines règles (voir le paragraphe « Règles pour les factures électroniques »).

La dématérialisation fiscale c’est la dématérialisation des factures suivant des règles admises par l’administration fiscale. A défaut de pouvoir suivre ces règles, il convient, en parallèle, de produire, échanger et archiver les documents au format papier.

2 types de format de facture électronique

Une facture peut être transmise électroniquement sous 2 types de formats :

  • structuré (interprétable automatiquement par programme informatique) : norme EDI traditionnelle (EDIFACT, VDA, ANSI..), XML, ou n’importe quel autre format structuré(IDOC, fichier texte csv…),
  • non structuré (non interprétable automatiquement) : PDF, JPEG…(une image non modifiable). Word et Excel sont discutables car modifiables.

Les formats sont qualifiés de non structurés lorsqu’aucune structure, aucune balise ne permet d’isoler et d’identifier à coup sûr une information donnée (nom du client, code TVA…).

Réglementation fiscale: articles 289 bis et 289 V

La directive européenne 2001/115/CE, en vigueur dans tous les états de l’Union depuis le 1er janvier 2004 autorise la substitution de la facture électronique à la facture papier comme document légal.

Le CGI (Code Général des Impôts) fixe les conditions de la dématérialisation fiscale des factures dans ses articles 289 bis et 289 V :

Les factures peuvent, sous réserve de l’acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d’une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d’origine pour l’application de l’article 286 et du présent article. Les conditions d’émission de ces factures, de leur signature électronique et leurs modalités de stockage sont fixées par décret.

Lorsqu’elles se présentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, les factures doivent être émises dans les conditions précisées à l’article 289 bis. loi de finance rectificative du 30 décembre 2002, article 289 V du CGI (voir Autres liens).

Ainsi donc en va-t-il de la dématérialisation fiscale, ou plutôt, ainsi donc cela commence-t-il, puisque ces dispositions très générales ne fixent que des principes théoriques.

Les conséquences d’un mauvais respect de ces règles peuvent être graves. Elles sont sanctionnées d’une amende de 15 euros par élément manquant et par facture. Pire, dans le cas de fraude avérée, c’est notamment la non déductibilité de la TVA qui est en jeu.

La facture dématérialisée

Il est possible de transmettre des factures sous forme dématérialisée dans le cadre des échanges intra- et extra-communautaires (directive européenne transposée en droit français), suivant deux moyens :

  • EDI : depuis 1990, suivant une forme structurée adoptée par les deux parties (fournisseur et client),
  • signée électroniquement : sous une forme quelconque (fichiers Word, Excel, PDF, TIFF, JPEG…) mais certifié au moyen d’une signature fournie par un tiers de confiance.

La facture dématérialisée est admise par le fisc si elle respecte certaines règles. Notamment :

  • comporter les clauses légales obligatoires sur toute facture,
  • répondre aux obligations comptables des entreprises et du commerce,
  • répondre aux règles de conservation des documents (voir le dossier Contrôle des Comptabilités Informatisées),
  • être conforme aux directives sur la TVA,
  • enfin, satisfaire aux instructions spécifiques à la dématérialisation.

Règles pour les factures électroniques

La réglementation fixe les conditions auxquelles doivent répondre les factures électroniques suivant leur format :

EDI, XML : la réglementation française (en contradiction avec la directive européenne) impose :

  • soit de doubler la transaction EDI par l’envoi d’un original papier
  • soit de respecter 3 critères stricts permettant de s’affranchir du double papier.

Ces 3 critères sont :
– l’expéditeur et le client doivent conserver l’original électronique dans un coffre-fort électronique (sur un support non modifiable),
– il faut établir une liste quotidienne des factures échangées. Toute facture doit avoir une trace sur la liste, y compris les erreurs et les anomalies
– il faut établir une liste des partenaires (liste des entreprises et organismes avec lesquels on échange des factures).

PDF : le fichier doit être signé électroniquement

Les acteurs de la dématérialisation fiscale

Entre le fournisseur et le client, plusieurs acteurs peuvent s’intercaler :

  • les facturiers, prestataires de facturation, qui peuvent être connectés à l’ERP du fournisseur et se chargent de l’émission des factures en quantité, de leur acheminement, voir de leur recouvrement,
  • les plates-formes d’intermédiation qui peuvent constituer des carrefours où sont concentrées puis dispatchés les documents numériques
  • les tiers de confiance, chargés de fournir les éléments d’authentification des documents électroniques,
  • les tiers archiveurs, dont les coffres-forts électroniques constitueront un lieu d’archivage à fin de preuve,
  • les prestataires de dématérialisation, qui reçoivent les factures pour le compte des donneurs d’ordres, les numérisent et constituent un fichier qui est utilisé dans les traitements internes de gestion des factures fournisseurs.

Gouvernance et dématérialisation

La législation impose aux entreprises de nouvelles contraintes en matière de sincérité et de fiabilité du reporting financier. C’est notamment le cas de Sarbanes Oxley, mais aussi de la LSF, de Bâle II, IAS…
C’est ainsi que les processus concernés par la publication des comptes de l’entrepise (et ils sont nombreux !) doivent être sous contrôle. Ils doivent être

  • cartographiés
  • documentés
  • les risques liés aux processus doivent être repérés et un plan d’action mis en place,

Or, on demande probablement plus au document électronique qu’au document papier. Généralement, il suffit de produire un original papier pour qu’il soit considéré comme probant. Par contre, pour qu’un document électronique soit pris en compte, il faut avoir mis en place un arsenal de dispositions (signature, authentification, horodatage, suivi…). De fait, le circuit du document électronique apporte des réponses aux nouvelles exigences de gouvernance.

Par exemple, sur papier on ne possède pas de trace automatique de la réception d’une facture. Le document électronique, lui, est horodate, et suivi à chacune de ses étapes. Pour un auditeur (interne ou externe) il y a la possibilité de tout savoir sur la vie de la facture.

Validation du processus de dématérialisation des factures

Edifrance en collaboration avec la Direction Générale des Impôts et un cabinet d’avocats, se propose d’accompagner les entreprises dans un processus d’auto-évaluation de leurs solutions d’échanges de factures dématérialisées.

La démarche comprend 1 journée de formation pour remplir le guide d’auto-évaluation avec l’aide d’un expert technique et d’un avocat. Les intéressés remplissent le guide dans leur entreprise et le renvoient. Edifrance fait une évaluation et répond.

GS1, Gencod

GS1 France a publié un guide de mise en place de la dématérialisation de la facture destiné à ses adhérents qui souhaitent disposer d’informations sur les nouvelles dispositions légales applicables à ce sujet.

Ce document a été réalisé grâce à l’expérience de certains adhérents de GS1 France sur le sujet.
De plus, GS1 France s’est engagé, depuis le 15 juillet 2005, dans un processus d’attestation de conformité des outils de dématérialisation. Ces outils sont

  • @GP : @GP Démat V1.0
  • Agena 3000 Genedi : Module de dématérialisation V2.4
  • B-Process : billManager 4.3
  • Cegedim : Global Invoice Services V1
  • Deskom : Pasrel V3.4
  • Edicom : Ediwin 4
  • EDT : EIMA V2
  • Influe : Webdemat 2.0.13
  • Seres : E-Facture V1.0

Source : guideinformatique.com